Kumppanien yhteyshenkilörekisterin tietosuojakäytäntö
Frameryn tietosuojakäytäntö kumppanien yhteyshenkilörekisterille
1 Rekisterinpitäjä
Framery Oy (ja sen tytäryhtiöt)
Patamäenkatu 7, 33900 Tampere, Suomi
+358 40 723 9995
security@framery.com
2 Yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa
Veikko Lindberg
Patamäenkatu 7, 33900 Tampere, Suomi
+358 50 540 6887
veikko.lindberg@framery.com
3 Rekisterin nimi
Frameryn kumppanien yhteyshenkilörekisteri
4 Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Tässä asiakirjassa Kumppanilla tarkoitetaan organisaatiota, jonka kanssa Rekisterinpitäjällä on kauppasuhde tai muu suhde. Esimerkkejä Kumppaneista ovat asiakkaat, toimittajat, palveluntarjoajat sekä arkkitehti- ja suunnittelutoimistot.
Näiden Kumppanien yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Rekisterinpitäjän ja Kumppanin kauppasuhde tai muu soveltuva yhteys.
Henkilötietoja käsitellään sopimusten tai muiden lupausten ja velvoitteiden täytäntöönpanoa ja Rekisterinpitäjän ja Kumppanin välisen suhteen hoitamista varten.
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse tai käyttää alihankkijoita, kuten IT-palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.
Rekisterinpitäjän ja Kumppanin välisen sopimuksen solmiminen edellyttää henkilötietojen luovuttamista. Ilman tarvittavia henkilötietoja Rekisterinpitäjä ei voi ylläpitää suhdetta Kumppaniin.
5 Rekisterin sisältämät tiedot ja rekisteröityjen luokittelu
Rekisterinpitäjä käsittelee Kumppanien yhteyshenkilörekisteriin liittyen seuraavia Kumppanin yhteyshenkilöiden henkilötietotyyppejä:
(1) yrityksen ja yrityksen yhteyshenkilöiden tiedot, kuten Y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet ja yhteystiedot
(2) kaupankäyntiä ja sopimuksia koskevat tiedot, kuten tiedot aiemmista ja nykyisistä sopimuksista ja tilauksista, muut liiketoimintatiedot sekä tiedot, jotka yhteyshenkilö on antanut Rekisterinpitäjälle keskustellessaan Rekisterinpitäjän ja Kumppanin välisestä yhteistyöstä.
6 Tavanomaiset tietolähteet
Rekisterin tavanomainen tietolähde on rekisteröity tai rekisteröidyn työnantajayritys, joka on Rekisterinpitäjän Kumppani.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojakäytännössä kuvattuihin tarkoituksiin myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä, viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saaduilla tiedoilla sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Tämäntyyppinen tietojen päivitys suoritetaan manuaalisesti.
7 Tietojen luovuttamiskäytännöt sekä tietojen siirtäminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Useimmissa tapauksissa Rekisterinpitäjä ei luovuta mitään henkilötietoja ulkopuolisille. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin luovuttaa asiakkaan yhteyshenkilöiden henkilötietoja loppuasiakkaan alueella toimivalle Rekisterinpitäjän tuotteiden jälleenmyyjälle, mikäli loppuasiakas on pyytänyt ottamaan yhteyttä ja ilmaissut kaupallista kiinnostusta Rekisterinpitäjän tuotteisiin.
Jos loppuasiakkaan organisaatio sijaitsee EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, Rekisterinpitäjä voi luovuttaa loppuasiakkaan yhteyshenkilön henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella toimivalle jälleenmyyjälle. Kun Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja jälleenmyyjille, tietojen luovutukseen sovelletaan asianmukaisia sopimusperusteisia turvatoimia.
Tietoja ei oletusarvoisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, pois lukien tietojen luovutus edellä kuvatuissa tapauksissa. Rekisterinpitäjä saattaa kuitenkin tulevaisuudessa käyttää tietojen käsittelyyn tahoja, joiden palvelimet sijaitsevat EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Näissä tapauksissa Rekisterinpitäjä huolehtii asianmukaisista sopimusperusteisista turvatoimista.
8 Rekisterin suojausperiaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä suojaa Palveluissa käsiteltäviä henkilötietoja erilaisilla teknisillä ja organisaatioon liittyvillä turvatoimilla. Henkilötietoja sisältävää järjestelmää saavat käyttää vain ne työntekijät, joilla on toimenkuvansa perusteella oikeus käsitellä asiakastietoja. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla.
Palveluissa käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin Rekisterinpitäjä on kauppasuhteessa tai muussa sopimusperusteisessa suhteessa rekisteröidyn työnantajaan, tai kunnes muut Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn työnantajan välisiä liiketoimia koskevat lakisääteiset tiedonsäilytysvelvoitteet on täytetty. Mikäli Palveluissa käsiteltävät henkilötiedot eivät liity mihinkään Rekisterinpitäjän kauppa- tai sopimussuhteeseen, tietoja säilytetään enintään 24 kuukauden ajan.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilytystarpeen säännöllisesti sovellettavan lainsäädännön vaatimukset huomioon ottaen. Lisäksi Rekisterinpitäjä huolehtii kohtuullisesti katsottavin toimin siitä, että tietojen käsittelytarkoituksen kannalta sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä tietoja ei säilytetä, vaan ne joko korjataan tai poistetaan viipymättä.
9 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Rekisterinpitäjältä pääsyä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä vaatia kyseisten tietojen oikaisua, tai poistaa itseään koskevat tiedot tai rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä sekä (tietyissä tilanteissa) oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä vastaavalle valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn. Tämä ei vaikuta suostumuksen peruuttamista edeltäneen tietojen käsittelyn oikeusperusteisiin. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia tietojen poistamista tai virheellisten tietojen oikaisemista. Tätä koskevat pyynnöt on toimitettava henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista sekä tehdä tietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle 25.5.2018 annetun yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.